Tài liệu này tổng hợp các câu hỏi mà Procurement, Legal và CTO phía khách hàng đặt ra trước khi ký hợp đồng triển khai với OKAXI. Trả lời được biên soạn theo quy trình vận hành dự án chuẩn quốc tế mà OKAXI đang áp dụng cho mọi engagement.
OKAXI có một entry point duy nhất qua form liên hệ trên website hoặc email info@okaxi.com. Yêu cầu được Business Development phụ trách trong vòng 1 ngày làm việc. Buổi discovery call 60 phút diễn ra trong tuần đầu, có Solution Architect và Delivery Manager tham dự. Sau call, OKAXI gửi initial scope brief và mutual NDA để ký trước khi vào deep dive.
Khảo sát gồm ba phase. Phase 1 là interview với team kỹ thuật khách hàng để hiểu pain point và mục tiêu nghiệp vụ. Phase 2 là technical audit: kiểm tra stack hiện tại, traffic profile, database schema, integration map, security posture. Phase 3 là gap analysis và proposal định hướng. Toàn bộ phase này hoàn thành trong 2 tới 3 tuần cho dự án Tier 2, 4 tới 6 tuần cho dự án Tier 1 multi-domain.
Đề xuất sơ bộ trong 3 ngày làm việc sau discovery call. Đề xuất chi tiết với architecture diagram, milestone, budget range trong 2 tới 4 tuần tùy độ phức tạp. Final proposal kèm SOW (Statement of Work) và MSA (Master Service Agreement) trong 4 tới 6 tuần sau khi technical audit hoàn tất. Mọi mốc thời gian được commit qua email writing và project tracker share với khách hàng.
Tài liệu giải pháp bao gồm sáu mục. Một là executive summary cho stakeholder không kỹ thuật. Hai là target architecture diagram (logical + deployment view). Ba là tech stack rationale với so sánh alternative. Bốn là data model và integration contract. Năm là implementation milestone với day-level effort estimate. Sáu là risk register và mitigation plan. Tài liệu dài 20 tới 40 trang tùy độ phức tạp.
Discovery call và đề xuất sơ bộ miễn phí. Technical audit chi tiết tính phí theo day rate hoặc fixed-fee tùy thoả thuận. Trường hợp khách hàng ký hợp đồng triển khai với OKAXI, audit fee được credit vào hợp đồng chính. Trường hợp không tiếp tục, audit deliverable thuộc về khách hàng để dùng nội bộ hoặc với vendor khác.
NDA ký ngay sau discovery call và trước technical audit. Đây là điều kiện bắt buộc trước khi OKAXI tiếp cận bất kỳ dữ liệu nội bộ, source code, hay tài liệu nghiệp vụ nào của khách hàng. Mẫu NDA chuẩn của OKAXI là mutual two-way, được biên soạn theo template quốc tế. Khách hàng có thể đề xuất template riêng, OKAXI review và phản hồi trong 3 ngày làm việc.
NDA bảo vệ toàn bộ Confidential Information do hai bên trao đổi trong quá trình hợp tác. Bao gồm business strategy, financial data, technical architecture, source code, customer data, employee data, supplier list, và bất kỳ thông tin nào được mark "Confidential" hoặc reasonably understood là confidential. Phạm vi không bao gồm public information, prior-known information có evidence, hoặc information do bên thứ ba cung cấp hợp pháp.
Có. Ngoài NDA cấp công ty, mọi kỹ sư OKAXI tham gia dự án ký individual NDA và conflict of interest disclosure trước khi tiếp cận data khách hàng. Danh sách kỹ sư trong scope project được khách hàng review và approve. Khi kỹ sư rời dự án, access bị revoke trong 24 giờ và confidentiality obligation kéo dài 5 năm sau khi rời.
Có. Mọi NDA OKAXI ký là mutual two-way. OKAXI cũng chia sẻ một số thông tin proprietary như methodology, internal tooling, architectural pattern. NDA bảo vệ cả hai chiều. Điều khoản penalty được áp dụng đối xứng. Cách tiếp cận này phù hợp với standard industry và giữ relationship hai bên ngang nhau.
Có. Nghĩa vụ bảo mật kéo dài 5 năm sau ngày kết thúc hợp đồng, theo standard industry. Đối với một số loại thông tin (trade secret, source code, customer PII), nghĩa vụ vĩnh viễn cho tới khi thông tin trở thành public domain hợp pháp. OKAXI giữ chính sách destroy mọi credential và data access sau project closeout, có certificate of destruction nếu khách hàng yêu cầu.
OKAXI bàn giao source code đầy đủ qua Git repository do khách hàng sở hữu. Hai cách thông dụng. Một là khách hàng cung cấp Git server (GitHub Enterprise, GitLab self-hosted, hoặc Bitbucket Data Center), OKAXI commit trực tiếp. Hai là OKAXI host trong giai đoạn dev, sau go-live transfer ownership repository sang khách hàng kèm full commit history. Mô hình thứ hai phù hợp khách hàng chưa có dev infrastructure sẵn.
Custom code viết riêng cho dự án thuộc 100 phần trăm khách hàng sau payment final invoice. Bao gồm business logic, data model, integration code, UI component. OKAXI giữ quyền sử dụng internal tooling, generic library và methodology phát triển trước hoặc song song. Open-source dependency vẫn theo license gốc. Mọi IP ownership được liệt kê rõ trong MSA và Exhibit IP tách biệt.
Sau project closeout, OKAXI giữ bản archive code trong storage encrypted 7 năm để phục vụ legal compliance và warranty support. Access bị giới hạn nghiêm ngặt, chỉ team lead và Director of Engineering có quyền decrypt. Sau 7 năm, archive được destroy có certificate. Khách hàng có thể yêu cầu OKAXI destroy archive sớm hơn nếu kết hợp với indemnification trong contract amendment.
Bộ tài liệu bàn giao gồm tám phần. Một là System Architecture Document. Hai là API Reference (OpenAPI + GraphQL SDL). Ba là Database Schema và migration history. Bốn là Deployment Guide với runbook. Năm là Operation Manual cho dev/ops team. Sáu là Security Hardening Checklist. Bảy là Test Plan và test result. Tám là Onboarding Guide cho engineer mới. Tài liệu duy trì trong Confluence hoặc Notion workspace của khách hàng.
OKAXI thiết kế knowledge transfer chương trình 4 tới 8 tuần tùy quy mô. Tuần 1 là overview session với toàn team khách hàng. Tuần 2 tới 4 là pair programming và code walkthrough giữa OKAXI engineer và counterpart khách hàng. Tuần 5 tới 6 là shadow operation, OKAXI quan sát team khách hàng chạy. Tuần 7 tới 8 là handover formal với knowledge transfer document. Khách hàng có quyền extend KT phase nếu cần.
OKAXI commit SLA bốn severity. Severity 1 (production down hoặc data loss): response 1 giờ, resolution target 4 giờ, 24/7. Severity 2 (functional impact, có workaround): response 4 giờ, resolution 1 ngày, business hour. Severity 3 (minor bug): response 1 ngày, resolution 5 ngày, business hour. Severity 4 (cosmetic): response 3 ngày, resolution next release. Channel hỗ trợ qua ticket portal, email và emergency phone cho Severity 1.
Bảo hành chuẩn 90 ngày sau go-live, miễn phí cho bug fix và performance tuning thuộc scope hợp đồng. Trong period này, OKAXI fix mọi defect không phải do khách hàng thay đổi scope. Sau 90 ngày, khách hàng có thể ký Maintenance Agreement riêng với SLA và pricing theo tier. Khách hàng enterprise thường extend bảo hành 1 năm kèm proactive monitoring và quarterly health check.
Maintenance có ba tier. Basic: bug fix theo SLA, security patch định kỳ, không cover feature mới. Standard: bao gồm Basic plus performance tuning, capacity planning, quarterly health check report. Premium: bao gồm Standard plus dedicated technical account manager, proactive monitoring 24/7, monthly architecture review, priority response. Khách hàng có thể switch tier với 30 ngày notice.
Sự cố Severity 1 escalate qua bốn cấp. Cấp 1 là on-call engineer, response trong 15 phút. Cấp 2 là Team Lead nếu không resolve trong 30 phút. Cấp 3 là Director of Engineering nếu không resolve trong 2 giờ. Cấp 4 là CEO/CTO nếu impact ≥ 50 phần trăm user. Mỗi cấp có communication template gửi cho khách hàng. Post-mortem report finalize trong 14 ngày kèm action item và compensation nếu vi phạm SLA.
OKAXI duy trì roadmap quarterly review với khách hàng enterprise. Mỗi quarter có session 2 giờ điểm lại metric, KPI, technical debt và priority feature. Major upgrade lớn (framework version, infrastructure migration) được lên kế hoạch tối thiểu 3 tháng trước. OKAXI cam kết LTS support tối thiểu 3 năm cho mọi major release của khách hàng. End-of-life policy thông báo 12 tháng trước với migration path rõ ràng.
